Güncel / anlık duyuru ve bildirimler burada yer alır.

Bilişim teknolojilerinin eğitim ortamlarında daha fazla kullanılmaya başlanması ile elektronik  ortamda, fiziksel ortama oranla gün geçtikçe daha fazla belgenin üretilir ve depolanır olması, üstelik de üretilen belgenin sayısının sürekli olarak artması daha büyük ve  daha organize olmuş sistemlerin kullanılması ihtiyacını doğurmaktadır. 

Belge yönetimini elektronik ortamda gerçekleştirmeyi amaçlayan sistemler geliştirilmiştir. Bunlardan en çok bileneni olan Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), üniversitemizde hazırlanan her türlü belgenin elektronik ortamda oluşturulmasını ve yazışmalarla ilgili tüm süreçlerin bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayan web tabanlı sistemdir.

E-belge üniversitemizin elektronik hafızası ve omurgasını oluşturacaktır . 

EBYS ile amaçlanan temel nokta kurum içi tüm yazışmaların zaman ve mekandan bağımsız olarak yapılması ve harcanan kaynaklardan tasarruf sağlanmasıdır. 

İkincil amaç ilerleyen dönemlerde dijital imzanın hayata geçirilmesi ile yazışma ve belge paylaşımının bilgisayar ortamında resmi olarak yapılabilmesi ve kağıtsız ofise geçilmesidir. Bu ana amaçlara ilaveten diğer amaçlar ise:

  • Üniversitemizde belge yönetimi ve arşiv sisteminin kurulması,
  • Kurum/birim belge ve arşiv çalışmalarının uyum içerisinde yürütülmesi için politika ve stratejilerin oluşturulması,
  • e-Belge yönetimi ve arşivleme sistemine geçiş süreci çalışmalarının yürütülmesi,
  • Uygulamalara ilişkin yönetmelik, yönerge, kılavuz vb. işlem prosedürlerinin geliştirilmesi,
  • EBYS iş süreçlerine ilişkin üniversitemiz personeline yönelik hizmet içi eğitimlerin verilmesi,
  • Harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi,
  • Evrak standartlarının belirlenmesi,
  • Evrakların güvenli bir şekilde elektronik ortamda arşivlenmesi,
  • Standart dosya planına uygun yazışma yapılması ve
  • Sevk, paraf ile onay sürelerinin kısaltılmasıdır.

  • Aynı bilgi ve belgeye birden fazla noktadan eş zamanlı olarak erişim imkanı sağlanabilir,
  • Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir,
  • Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği sağlanabilir,
  • Belgelerin birden fazla noktaya aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilir,
  • Belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama süreci ve sırası tanımlanabilir,
  • Birimlerde 7 gün 24 saat evrak alınıp gönderilebilir,
  • Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır,
  • İzne çıkıldığında görevleri yürütecek birine vekalet verilebilir,
  • Saklanan belge, yönetilen bilgiye dönüşür,
  • Süreçlerde tıkanan noktalar raporlanır ve
  • Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere anında ve tek tuşla ulaşılabilir.
Yönetmelik ve Politikalar

EBYS Koordinatörünün Mesajı

Yakın Doğu Üniversitesi, Uzaktan Eğitim ve Bilişim Teknolojileri Merkezi (UZEBİM) ve Near East Technology (NET) ekibi bünyesinde 2019 yılından itibaren yapılan ortak çalışmalar ile Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) kullanımı üzerine çalışmaktayız. Kurum içi yazışmalar ile ilgili bütün belge süreçlerinin ve arşivlerinin bilgisayar ortamında yapılmasına olanak sağlayarak üniversitemizin misyonu, vizyonu ve kalite standartları çerçevesinde çağın bir gereği olan teknolojiyi etkili şekilde kullanmayı amaçlamaktayız. Evrak hizmetlerinin ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesi ve mevcut kaynakların en verimli şekilde kullanılması için hızlı, pratik çözümler üretmeyi hedefleyerek yolumuza devam edeceğimizi saygılarımla bildiririm.

Uzm. Ögr. Gör. Erkan BAL

erkan.bal@neu.edu.tr

Misyon
e-Belge yönetimi ve e-arşiv prensiplerini uygulayarak üniversitemizin tüm belge ve arşiv işlemlerini bilgi çağının gereklilikleri doğrultusunda etkin yönetmektir.          

Vizyon

  • Üniversitenin e-belge yönetimi ve e-arşiv sistemine geçişini sağlamak ve sürdürmek,
  • Üniversitede belge yönetimi ve arşiv prensiplerinin öğretilmesini ve uygulanmasını sağlamak,
  • Belgelerin üretimi, dosyalanması, erişimi, alıkonması ve tasfiyesinde ileri ve yenilikçi teknolojilerin kullanılmasını sağlamak,
  • Üniversitenin tüm birimlerinde yazılı haberleşme, dosyalama ve arşivleme işlemlerini bütünsel bir yapıya ve standartlara kavuşturmak.

EBYS Çalışma Yapısı

Bilgi Güvenliği (CIA) 3 ana kavram ile açıklanır:

Gizlilik, bilgiye sadece belirlenmiş olan kişiler tarafından ulaşılması,

Bütünlük, silinmeden ve değiştirilmeden  tam bilgiye ulaşılması ve

Erişilebilirlik, bilgiye istenildiği zaman ve mekanda ulaşılmasıdır.

EBYS söz konusu olduğunda bilgi güvenliği (CIA+) birkaç kavram daha içerir (Bakınız, sağdaki figür).

*EBYS kullanıcı arayüzüne ilk erişimde adınıza belirlenen varsayılan şifreleri kişisel güvenliğinizi korumanız amacıyla (içinde numara, harf ve noktalama işareti olacak şekilde) değiştirmenizi öneririz.

*Kişisel verilerin korunmasına dikkat edilmelidir. EBYS kullanımı esnasında ekran görüntüsünün alınması ve paylaşılması kişisel verilerin ihlaline sadece bir örnektir.

Üniversitemizde EBYS üzerinden hazırlanan bazı resmi evraklarda kişilerin kendisine gönderilen Kişiye Özel evraklarla, Hizmete Özel , Özel , Gizli , Çok Gizli evrakların, ilgili gizlilik seviyelerinin seçilmesi oldukça önemlidir.

Gizlilik durumu belirtilmeyen evraklar sistem üzerinde yetkisi olmayan kişilerin de erişimine açık bir şekilde yer almakta olup bu durum birim ve kullanıcılar için sorun teşkil etmektedir. Bu açıdan özellikle "Gizli " ve "Kişiye Özel" yazılar hazırlanırken dikkat edilmelidir.

Gizlilik alanı, belgenin güvenlik seviyesini belirlemek için konulmuştur. Varsayılan olarak yaptığınız resmi yazışmalarda belgenin özelliğine göre seçebileceğiniz alanlar vardır. Bunlar ; Hizmete Özel , Özel , Gizli , Çok Gizli , Kişiye Özel dir.

f
g

EBYS ile ilgili tüm yeni önerileriniz, kullanıcı işlemleri ve sistem desteği ile ilgili tüm talepler sadece  Genius Ticket System  üzerinden yapılabilir. Farklı bir yöntem ile yapılan talep (mail, telefon, sms... vb.) işleme alınmaz.   

Genius Ticket System Kullanım Kılavuzu için buraya tıklayınız.